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By Claudia Feiter

Ein komplettes Buch zum Thema "Konferenzplanung"? Ist das nicht ein bißehen viel? Nein! Jeder, der je eine Konferenz geplant hat, weiß, wie viele Vorleistungen erbracht werden müssen, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Unzählige Kleinigkeiten sind zu bedenken; die kleinste Panne in der Vor­ bereitung kann zum peinlichen Flop während der Konferenz führen. Sei es, daß für einen Teilnehmer kein Hotelzimmer vorhanden ist oder daß der Overheadprojektor plötzlich nicht mehr funktioniert. Alles lästige Kleinigkeiten? Bestimmt nicht, denn eine intestine organisierte Veranstaltung motiviert die Teilneh­ mer und rückt die Firma in ein positives Licht. Wenn aber eine Panne die andere jagt, beginnen die Teilnehmer, die Veranstal­ tung kritisch zu bewerten. Jeder weitere kleine Fehler wird nunmehr registriert und formt sich zu einem negativen Gesamt­ eindruck. Schade, wenn eine inhaltlich wertvolle Konferenz unter dem Strich schlecht beurteilt wird, weil die Rahmenbe­ dingungen nicht optimum geschaffen wurden. Vergleichen Sie das Gelingen oder Scheitern einer Konferenz mit einem erstklassigen Essen. Die Gerichte selber mögen noch so intestine sein, wenn jedoch der Kellner zuerst den Wein verschüt­ tet, die Aschenbecher überquellen und der Raum nicht ausrei­ chend beheizt ist, werden Sie nicht gerne an diesen Abend zurückdenken - auch wenn die Speisen ausgezeichnet waren. Als Organisatorin sind Sie additionally mitverantwortlich für das Ge­ lingen oder Scheitern der Konferenz.

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2. Es werden kaum Kosten verursacht, da die Damen und Herren in Fahrgemeinschaften nur wenige Minuten unterwegs sind. Diese Beispiele illustrieren, woran Sie denken können und sollten, um die optimale Lokalität für "Ihre" Konferenz zu buchen. Die Entscheidung für den richtigen Rahmen ebnet Ihnen den Weg zur endgültigen Wahl der Räumlichkeiten. Denn wir alle wissen, Hotel ist nicht Hotel, und Tagungsraum ist nicht gleich Tagungsraum. Die Unterschiede können beträchtlich sein. Die Anforderungen an das Tagungshotel Fiktive Situation: Sie möchten eine zweitägige Konferenz in einem Hotel abhalten.

Es gibt tausend Gründe, die Ihnen die Konferenzorganisation erschweren, und es ist nicht vorhersehbar, wodurch Ihre Planung behindert werden kann. Aber wie für fast alles, gibt es auch hier eine Lösung, die Sie nicht unter Zeitdruck geraten läßt. Versenden Sie eine Vorankündigung. Teilen Sie sobald wie möglich den Konferenztermin mit, damit der Termin von den Teilnehmern schon einmal geblockt werden kann. Avisieren Sie mit gleichem Schreiben, daß Sie alle weiteren Informationen kurz danach verschicken werden.

T .. n ~ ~ fII ce c: :::J ce a;i I c: :::J ce Cij' ... -Pauschale bei Welche Hotelkategorie? Dies hängt davon ab, wer an der Konferenz teilnimmt: Sind es die Auszubildenden Ihrer Firma, die zu einem Informationswochenende eingeladen werden? Dann dürfte ein gutes Haus, etwa drei Sterne, ausreichend sein. Oder sind es wichtige Politiker und/oder Manager großer Industrieunternehmen? Diese Personen sind meistens an einen hohen Lebensstandard gewöhnt. Ihnen können Sie ein Drei-Sterne-Hotel, welches für die jugendlichen Auszubildenden wahrscheinlich schon Luxus bedeutet, nicht zumuten.

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